Vođenje i čuvanje evidencija o radnicima jedna je od ključnih obveza poslodavaca. Prema novom Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca, koji se primjenjuje od 1. listopada 2024., propisani su rokovi čuvanja dokumentacije i evidencija vezanih uz radne odnose.
Ključne evidencije
Evidencija o radnicima – obuhvaća podatke o svim zaposlenima te novi institut pisanog pregleda podataka o radnicima (PPP1).
Evidencija o fizičkim osobama – za one koji rade na temelju drugih ugovora.
Evidencija o radnom vremenu – obvezna za većinu radnika, osim ako poseban propis ne određuje drugačije.
Najvažniji rokovi čuvanja
PPP1 – do isteka godine u kojoj je prestao radni odnos.
Evidencija radnog vremena – najmanje 6 godina od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala.
Dokumentacija o fizičkim osobama – najmanje 6 godina nakon prestanka rada.
Ugovori o radu, odluke o otkazu, suglasnosti i prijave u osiguranje – 6 godina od prestanka radnog odnosa (ili do pravomoćnog okončanja spora).
Dokumentacija o plaćama i doprinosima – čuva se sukladno posebnim propisima (Zakon o računovodstvu predviđa trajno čuvanje analitičkih evidencija o plaćama).
Dokumentacija vezana za zaštitu na radu i izloženost štetnostima – čuva se 10 do 40 godina, ovisno o vrsti izloženosti.
Dokumentacija za mirovinsko osiguranje – najmanje 40 godina.
Kazne za nepoštivanje propisa
Poslodavci koji ne vode evidencije ili ih ne čuvaju u skladu s propisima riskiraju visoke novčane kazne – za pravne osobe od 8.090 do 13.270 eura, a za fizičke osobe i odgovorne osobe od 920 do 1.320 eura.
Zaključak
Rokovi čuvanja dokumentacije više nisu trajni kao prije, već vremenski ograničeni, u skladu s načelom „ograničenja pohrane“ iz Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR). Nakon isteka rokova, dokumentacija se mora obrisati ili ukloniti, osim ako poseban propis predviđa duže čuvanje.